計画術

ガントチャートにそのまま使えるWBSの作り方

屋上でノートPCを使っている男性
この記事を読むとこれが分かる!

  1. WBSの基礎知識が分かる
  2. ガントチャートにそのまま使えるWBSが作れるようになる

 

ガントチャートに必要な『WBS』って、慣れていないと作るのが大変ですよね。

ネットで作り方を調べても、『必要な作業を考える』という抽象的な情報ばかりで、参考にならないこともしばしば。

でも、参考にならないのは当たり前なんです。

だって、他のサイトが紹介しているWBSの作り方は、『ステップゴールを作る』という工程が抜けているのですから。

 

そこで、本記事ではこの工程を踏まえた『WBSの作り方』をご紹介します。

この方法をマスターすれば、『ガントチャートにそのまま転用できるでWBS』を作れるようになりますよ。

アイコントビタカ

WBSを作ると普段の仕事もラクになるので、マスターしちゃいましょう!

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WBS(Work Breakdown Structure)の基礎知識

ノートパソコンを見ながら頭を抱えている男性

WBS(Work Breakdown Structure)をザックリ説明すると、『仕事を細かい作業に分解して順番に並べたもの』です。

ガントチャートを知っているのであれば、『ガントチャートの左側』といえばイメージしやすいでしょう。

ガントチャートの左側(参考:『洗濯機を買い替える場合』のガントチャート)

 

このような、『作業・ゴール・期間・工数・担当者』を示した表を作ることが、WBSを作る作業になるのです。

 

なお、WBSの作る際には1つ注意点があります。

それは、作業を抜け漏れなく書き出す必要があることです。

WBSを作る目的は、『全ての作業をクリアすれば、求められている成果が出る状態を作ること』なので、成果を出すために必要な作業をすべて抽出する必要があるのです。

アイコントビタカ

それでは、抜け漏れがないWBSの作り方をご紹介します!

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WBSを作る流れと事前準備

鞄に入れられたYシャツと時計とヘネシー

私がオススメする(実践している)WBSの作り方は、次の3stepです。

  1. ステップゴールの作成
  2. 作業の分解
  3. 項目の追記と順序の修正

後ほど各項目を説明していきますが、基本的にこの流れでWBSを作っています。

 

また、よくWBSのフォーマットについてよく質問されるのですが、私は『ガントチャートのフォーマット』を使用することをオススメします。

そうすれば、作業を行う予定の日付を記入するだけで、ガントチャートとして使うことができるからです。

アイコントビタカ

WBSを作ったら進捗管理をすることになるので、ガントチャートに流用できるようにしておくといいですよ!

 

続いてはWBSを作るための事前準備に移っていきます。

なお、ここからはイメージをつかみやすくするために、仕事で「自動車免許を取得せよ!」と指示された場合を例にしてご説明していきますね。

 

すべての仕事と同様に、WBSを作る場合も一番最初に仕事のゴールイメージを明確にしておきましょう。

ゴールが不明確だと、『WBSをの作業を完了しても無駄な成果が出てしまった』ということになりかねません。

運転する車がマニュアル車なのに、AT限定の運転免許をとっても意味がないのです。

そうならないためにも、次の記事の内容を実践して、ゴールイメージを明確にしておきましょう。

[clink url=”https://tobi-taka.com/setting-goal”]

 

ゴールイメージを明確にしたら、理想と現実のギャップをつかむために、『現状』も把握していきます

  • ゴールイメージ
    来月までに自動車普通免許を取得して、社用車(マニュアル車)を運転できる状態になること
  • 現状
    免許取得経験なし

 

なぜ現状の確認が必要なのかというと、現状によって『やるべきこと』が変わるからです。

例えば自動二輪の免許を持っている場合は、自動車の免許を取るときの筆記試験が免除されますよね。

その場合、免許を持っていない人に比べて『やるべきこと』が少なくなるのです。

このように、自分の置かれた状況によって、必要な作業が変わっていくので、現状もしっかり確認しておきましょう。

アイコントビタカ

仕事の基本ですので、『ゴールイメージ』と『現状』はしっかりと把握しておきましょう。

 

WBSの作り方①ステップゴールの作成

WBSの事前準備が整ったら、ステップゴールを組み立てていきましょう。

他のサイトではほとんど言及されていませんが、最初にステップゴールを立てるかどうかでWBSの質が驚くほど変わります。

WBSを作り上げる前に、仕事の全体の流れを把握できるようになるので、作業を抜けもれなく抽出できるようになるんです。

 

あなたも事前準備を終えた段階で、きっと『ギャップ(今の自分に足りないもの)』が見えてきたことでしょう。

このギャップを埋めるために、チェックポイントとなる『ステップゴール』を設定していくのです。

『たまご』→『ひよこ』→『にわとり』のような成長過程のように、作業を進めて得られた変化や成果を段階ごとに考えていきましょう。

ステップゴールのイメージ

 

ステップゴールを考える際は、現状から時系列的に考えてもいいのですが、私はゴールから逆算して考えるのをオススメします。

『仕事の途中の状態』を調べながら考えることで、必ずゴールにたどり着くステップゴールを作れるようになるからです。

 

例でご説明しましょう。

今回のゴールは『自動車普通免許を取った状態』なので、「自動車普通免許を取るためには何が必要なのか」を考えていきます。

すると、『筆記試験』や『教習所』などにヒントがあることに気づけるので、免許を取るためには次のようなステップを踏む必要があることが見えてくるのです。

運転免許を取る際のステップゴール

あなたが免許を持っている場合は、当時を思い出しながら考えることができますし、免許を持っていない場合でも、ネットで調べたり免許を持っている人に聞いたりすれば、ステップゴールを立てることができます。

このように、ゴールから現状をつなぐステップゴールを立てていけば、仕事の全体の流れを捉えることができるのです。

アイコントビタカ

完璧に作る必要はありません!
ざっくりと仕事の流れを掴みましょう!

 

WBSの作り方②作業の分解

分解された機械

ステップゴールを作ったら、作業の分解をやっていきます。

作業を分解するには、「ステップゴールの状態になるために必要な作業は何か」を考えていけばいいのです。

 

例えば、『自動車普通免許を取得した状態』になるためには、免許センターで筆記試験を受けて合格する必要があることがわかりますよね。

そのため、『免許センターで試験を受ける』ことに加え、『試験勉強』も必要であることが分かります。

続いて、『試験を受けられる状態』になるためには、教習所を卒業して『受験の申し込み』をする必要があることも見えてきます。

そして、『教習所を卒業した状態』になるためには、講義と実技講習を受講した後に、卒業試験をクリアする必要があることも分かるのです。

 

このように『ステップゴールを達成するために必要なこと』を考えていくと、運転免許を取るためには次の作業が必要なことが分かってきます。

  • 試験に合格する
  • 免許センターで筆記試験を受ける
  • 試験対策をする
  • 試験の申込みをする
  • 教習所を卒業する
  • 卒業検定に合格する
  • 講義と実習を受ける・・・etc

 

後で抜け漏れをチェックしていくので、まずはこのようにざっと作業を抽出しておきましょう。

 

一通り作業を抽出することができたら、抽出した作業の中で『分解が可能な作業』を探します。

例えば、試験対策はテキトー勉強してもあまり効果がありません。

勉強する前に『問題の出題範囲や傾向を調べる』ことをしないと、試験に受かる力が身につかないのです。

 

受験の申請も同じです。

作業を細かく分解していけば、『申請書を入手』→『申請書に記入』→『提出と支払い』という作業が必要なことが分かります。

このように作業を細かく分解していき、「もうこの作業は分解できないな!」と思うまで、作業の分解をしていきましょう。

WBSの目的は『作業を終えれば欲しい成果が出る状態にすること』なのですから、めんどくさくても必要な作業を分解していきましょうね。

アイコントビタカ

一度きちんと考えておけば、『目的地を設定したカーナビ』のように、スイスイ仕事を進められますよ!

 

WBSの作り方③『項目の追記』と『順序の修正』

手帳に文字を記入している女性の手

作業の分解が終わったらガントチャートの左側の項目を追記していきます。

まず最初に追記する項目は、日頃から行っている『ルーティン作業』です。

朝会などの会議や日報などの業務があるのであれば、記入しておきましょう。

そうしなければ、日程的に実現性の無いWBSになってしまい、仕事が炎上してしまいます。

 

ルーティン作業を追記したら、『ゴール・開始日予定日・終了予定日・担当者』の4項目を記入していきましょう。

この項目の記入方法はガントチャートと同じです。

こちらの記事でご紹介しておりますので、そちらを参考にして、記入してください。

[clink url=”https://tobi-taka.com/usnig-ganttchart”]

 

記入が終わったら、WBSの中で『同時並行で進められる作業』や『早い段階で準備に取り掛かる作業』をピックアップしましょう。

そして、実現性のある計画に修正すればWBSの完成になります。

 

アイコントビタカ

少しゆとりのある計画にしておくといいですよ!

 

まとめ

この記事ではガントチャートにそのまま使えるWBSの作り方をご紹介しました。

今までWBSを作るのに苦戦していたあなたに、本記事の内容が役立てば幸いです。

まとめ

  • WBSは仕事を細かい作業に分解して順番に並べたもの
  • WBSを作る際には作業をヌケモレなく書き出すことがポイント
  • WBSのフォーマットはガントチャートがオススメ
  • WBSを作る前にゴールイメージと現状を把握しておく
  • WBSを作る3step
    1. ステップゴールの作成
    2. 作業の分解
    3. 項目の追記と順序の修正

 

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