仕事の基本

【新社会人必見!】仕事ができるようになりたいなら、まずはこのスキルを身に付けよう!

空に向かってこぶしを突き上げている男性
トビタカ
トビタカ
実は仕事ができる人にはある共通点があります。それは、『必ず身につけている仕事術がある』ということです。その、仕事ができる人が身につけている仕事術とは…?

 

あなたは仕事で思うような成果を出せなくて悩んでいませんか…?

 

実は仕事ができる人とできない人には決定的な違いがあります。

それは『ある仕事術を身に着けている』ということ。

そして、その仕事術こそが前回の記事でご紹介した『ゴールイメージのすり合わせ』なんです。

路上に座り込んで頭を抱えている外国人男性
【仕事ができない新入社員必見!】真面目な人ほど要注意!頑張っても仕事がうまくいかない原因とは…?実は私、入社2年目まで真面目系クズでした。当時の私はある致命的なミスに気づかなかったので、真面目系クズになってしまったのです。その致命的なミスとは…?...

 

でも、このゴールイメージのすり合わせって、実際にやってみると結構難しいんですよね。

だから本記事では、ゴールイメージのすり合わせ方をかみ砕いてご紹介します。

本記事を読めば、簡単に仕事のゴールイメージをすり合わせることができるので、仕事がうまくいくようになりますよ。

とび助
とび助
自分も苦戦しているので、ぜひ教えてください!
トビタカ
トビタカ
では、私が実際にやっている方法をご紹介しますね!

 

ゴールイメージを明確にするために必要なこと

スーツでビシッと決めているエリートビジネスマン

仕事をうまく進めるためには、仕事の依頼者とゴールイメージをすり合わせるしかありません。

言い換えれば、『いつ・何が・どんな状態』に関する情報を、仕事の依頼者から引き出さなければいけないのです。

とび助
とび助
でも、それが本当に難しいんですよ…
トビタカ
トビタカ
その場合は次の情報を集めることをオススメします!

 

ゴールイメージをすり合わせる際に重要なポイントとなるのは、5W3Hという情報です。

項目意味内容
Who誰が仕事をする人
Whenいつ納期
Whereどこ場所・提出先
What何が仕事の対象
Whyなぜ仕事の目的
Howどのようにやり方
How manyいくつ個数
How muchいくら予算・量

 

この5W3Hは、次の文献ような基礎力テストなどの採点にも使われる『情報を正確に伝えるためのポイント』になります。

確認テストの内容
・新聞記事(500字程度)を読み180字から200字以内で要約する.
採点基準~中略~
・5W3H(WHEN・WHERE・WHO・WHAT・WHY・HOW・HOW MANY・HOW MUCH)に沿った文章で書かれているか.
・内容が正しくまとめられているか.

引用:人間生活文化研究-初年次教育における能動的学修の効果

つまり、情報を正確に伝えるポイントである5W3Hを集めれば、依頼者が伝えたいゴールイメージを理解することができるんです。

とび助
とび助
なるほど!でもどうやってその情報を集めればいいんですか…?
トビタカ
トビタカ
次の3stepの行動がオススメですよ!

 

ゴールイメージを明らかにする3step
  1. 依頼者の話を聞いて情報を集める
  2. 足りない情報を質問して集める
  3. ゴールイメージを文章にして依頼者に確認する
とび助
とび助
結構シンプルですね…
トビタカ
トビタカ
デキる人がしれっとやっている行動ですからね。
それでは、各手順をご紹介しますよ!
とび助
とび助
よろしくお願いします!

 

手順①依頼者の話を聞いて情報を集める

会議室で相談している二人の男性

仕事の依頼者が無責任な人でない限り、仕事を依頼する際に、仕事の内容に関する説明があるはずです。

なので、その依頼内容をしっかり聞いて、5W3Hに関する情報をピックアップしていきましょう。

 

特にポイントとなるのは『What』に関する情報を最初に集めることですね。

なぜなら、仕事の対象を把握することで、初めて仕事の全体像(仕事で何をするか)が見えてくるからです。

仕事の全体像が見えなければ、重要な情報が何なのか判断できなくなるので、5W3Hに関する情報を聞き漏らしてしまうんですよ。

そうなると、質問する際にどんな情報を集めればいいのか分からなくなってしまうので、最初に『What』の情報を集めることが重要なのです。

トビタカ
トビタカ
「〇〇をして欲しいんだけど」という言葉の○に注目してくださいね!

 

万が一、『What』の情報を聞き逃した場合は、早めに確認するようにしましょう。

怒られるのが怖くても、「私の理解が及ばなくて恐縮なのですが、仕事の対象は○○という認識でよろしいですか?」と確認してください。

確認を怠って大事故になるよりはマシなので、必ず確認してくださいね。

とび助
とび助
最初は説明を聞いて『What』に関する情報から集めるんですね!
トビタカ
トビタカ
そうです!もちろん他の5W3Hに関する情報も聞き逃さないようにしましょう!

 

手順②足りない情報を質問して集める

微笑みながら話してメモを取っている女性

仕事の依頼内容をきちんと聞いても、5W3Hのすべての情報が明確になることは極めて稀でしょう。

なので、不足している情報を質問で集めていきます。

この段階では、『What』は明確になっているはずですし、納期も確認すればいいだけですので、ここでは残りの6項目に関して説明していきますよ。

全ての情報が必要でないときもありますので、仕事の進めるために重要な情報を質問して集めてくださいね。

トビタカ
トビタカ
それでは、その情報が必要なときと質問の仕方をご紹介していきます!
とび助
とび助
よろしくお願いします!

 

①のWhoは一緒に仕事をする人がいるときや、協力者がほしいときに確認する項目です。

自分だけでは仕事が回せそうにない場合は、次の質問で情報を集めましょう。

  • この仕事を一緒に担当する人はいますか?
  • この仕事をサポートしてくれる人はいますか?

こう質問すれば、Who(誰が)の情報を明らかにすることができますよ。

トビタカ
トビタカ
もちろん、自分1人でできる仕事なら、Whoの質問は省略してもOKです!

 

②のWhereは物や人の移動がある仕事のときに聞く項目です。

イメージとして、次のような仕事を依頼されたときに確認しましょう。

  • 仕事の対象物が手元にない
  • 人やモノの移動が伴う
  • 提出物がある

 

これらの条件に当てはまる場合は、次の質問で『モノの場所』や『提出先』に関する情報を集めればOKです。

  • 〇〇はどちらにありますか?
  • 提出先はどちらになりますか?
  • 報告は課長にすればよろしいですか?
とび助
とび助
Whereは必ず聞くことになりそうですね〜
トビタカ
トビタカ
たしかに自分も必ず聞いてますね〜

 

③のWhyは『依頼された仕事の目的や背景』を知る必要がある仕事のときに明らかにしていきます。

イメージとしては、新しいものを生み出す仕事や人の代わりに行う仕事などですね。

これらの仕事では、仕事の目的や背景を知らないと、求められている成果が分かりづらくなるので、次の質問で明らかにするようにしましょう。

  • なぜこの仕事が必要とされているのですか?
  • 理解を深めるため、目的を教えてください。
  • どういう背景でこの仕事が生じたのですか?
トビタカ
トビタカ
背景や目的を知ることで、間違った成果を出すリスクを減らすことができますよ!
とび助
とび助
なるほど!新しいものを生み出す仕事や人の代わりにやる仕事の時に確認します!

 

④のHowは仕事の手順に関する情報です。

なので、ルールがある仕事や恒例の仕事のような、手順が明確な仕事を依頼されたときに確認しましょう。

会社のルールを破ってしまわないように、次のような質問できちんと確認してくださいね。

  • この仕事で守るべきルールはありますか?
  • 定められた手順はありますか?
  • 進め方の参考になる情報はありますか?
トビタカ
トビタカ
仕事の進め方を考える難しい仕事であれば、この質問は省略してもOKです。
とび助
とび助
事務処理や定期的な仕事の場合に確認すればいいってことですね!

 

⑤のHow manyは『What』が数えられる仕事の時に確認する項目です。

物を作る仕事や物を準備する仕事などは、作る個数が分からないと仕事がやりづらいですよね。

なので、必ず次のような質問で確認しておきましょう

  • ○○はいくつ必要ですか?

 

How muchは、『金額』や『単位が個でないモノの量』を確認するための質問です。

お金を使う仕事ならば予算を確認しましょう。

求められている装置のスペックや液体の量なども、次の質問でここで確認するイメージです。

  • 予算はおいくらでしょうか?
  • 時間はどれくらいですか?
  • スペックはどうしますか?
  • どのくらいの量が必要ですか?

 

以上が5W3Hを明らかにするための質問です。

この質問方法をベースにして、状況に応じた質問ができるようにトレーニングしていきましょう。

とび助
とび助
結構、難しそうですね…
トビタカ
トビタカ
やればやるほど簡単にできるようになるので、頑張りましょう!

 

手順③ゴールイメージを文章にして依頼者に確認する

スマホを見せながら説明している男性

5W3Hの情報を集めることができたら、きっとあなたの中でも、ぼんやりと仕事のゴールイメージが浮かんでくると思います。

そのぼんやりとしたゴールイメージを、誰もが同じ解釈ができるような言葉で文章にしていきましょう。

トビタカ
トビタカ
酔っぱらっていても分かるくらい簡単な文章がいいですね!
とび助
とび助
なるほど~

 

文章にしたゴールイメージの例は次のようなイメージです。

文章化したゴールイメージの例
  • 20日までに、15分で報告できる分量の『研究成果の発表資料』をフォーマットを使って作り、室長・部長承認を得たうえで提出フォルダに提出した状態
  • 30日にA社の田中さんに、新製品のサンプルを5個送り届けた状態。なお、予算は5万円でマニュアルを参照しながらサンプルを作ること。

 

このように、ゴールイメージを文章化したら、仕事の依頼者にチェックしてもらいましょう。

口頭でもメールでも構わないので、文章を依頼者に伝えてOKをもらうことができたら、ここから仕事の計画を立てていくのです。

とび助
とび助
確かに細かく文章にすると、仕事のイメージがしやすいですね。
トビタカ
トビタカ
そうなんです!だから仕事を正しい方向に進めることができるんですよ!

 

初心者でも実現できるコツ

メモを取っている左利きの男性

ゴールイメージをすり合わせる基本的な手順は述べたとおりですが、上司やお客様を目の前にすると、緊張してうまくいかないこともあるでしょう。

とび助
とび助
そうなんですよね…
トビタカ
トビタカ
昔の私もそうでしたよ…

 

そういう時は、いったん頭の中を整理する時間をとるのがオススメです。

私の場合は、「少し情報を整理して考えますので、後程ゴールイメージをすり合わせる時間をいただけませんか?」と依頼者に伝えています。

分かったフリして大問題になるよりは遥かにマシなので、多少怒られたとしても、必ず伝えてください。

超緊急な仕事でなければ、たいていOKをもらえるはずです。

トビタカ
トビタカ
怒られたら「この分からず屋!」と心の中で叫んでおきましょう。

 

また、考える時間をもらう際には『似たような仕事をした人』がいないか聞いておくのもオススメです。

なぜなら、似たような仕事をした人からゴールイメージや仕事の進め方などの情報を集めることができるからです。

その結果、より短時間で鮮明なゴールイメージをつかむことができますよ。

情報を集めて5W3Hの情報を整理したら、ゴールイメージの文章の大枠を作って、依頼者に確認しましょう。

 

これで安心!ダメ押しの質問

西洋のフルフェイスの鎧

ゴールイメージが明確になっても心配になってしまうのであれば、次の質問をするのがオススメです。

  • 守るべきルールやガイドラインはありますか?
  • 困ったときにはどなたに相談すればいいですか?
  • この仕事を進めるうえで、何か気をつけることはありますか?

 

これを聞いておくことで、意外と知られていないマイナールールを知ることができますし、仕事でつまづいたときに有識者に相談することもできます。

その結果、「実は外部に提出する資料にはフォーマットがあるんだよ」「〇〇さんに聞いておけばよかったのに」「事前承認が必要だったのに…」などのポカミスを防ぐことができるんです。

トビタカ
トビタカ
この質問をしておけば安心です!
とび助
とび助
自分も質問してみます!

 

まとめ

以上がゴールイメージを明確にするための手順になります。

思ったより簡単だったのではないでしょうか?

ゴールイメージを明確にしているかどうかで、仕事のクオリティやスピードが格段に向上するので、ぜひ試してみてください!

とび助
とび助
明日からやってみます!
トビタカ
トビタカ
ぜひ習慣にしてくださいね!
まとめ
  • 仕事をうまく進めるためには『仕事の最初にゴールイメージを明確にする』ことが必要
  • ゴールイメージを明確にするためには5W3Hの情報を集める
  • 手順①依頼者の話を聞いて情報を集める
  • 手順②5W3Hの足りない情報を質問して集める
  • 手順③ゴールイメージを文章にして依頼者に確認する
  • ゴールイメージを冷静に考える時間をもらうのもOK
  • 心配性な方はルールや気を付けることを聞いておこう

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