計画術

【仕事の炎上を防ぐ!】納期遅延を防ぐPERT図(パート)の特徴と作り方とは…?

ひと月のスケジュール欄が書かれた地面
トビタカ
トビタカ
本記事では、仕事の炎上を防ぐことができる計画手法である『PERT図』の特徴と作り方をご紹介しています。

PERT図を作れば仕事の重要なポイントが分かるようになるので、締め切りを守れるようになるんです。そのPERT図の特徴と作り方とは…?

 

仕事をがんばったのに、締切に間に合わなかった…

 

あなたには、頑張って仕事をしたのに締切に間に合わなかった経験はありませんか?

仕事の締め切りを守るためには、計画的に仕事をすることが大切です。

しかし、計画を作って仕事に取り組んでも、たくさんの仕事を抱えていると計画が遅れてしまうことってありますよね。

でも、本記事でご紹介する『PERT図』を使えば大丈夫です。

PERT図には仕事の重要なポイントが分かる効果があるので、締切に間に合わせることができますよ。

とび助
とび助
そんないい方法があるんですか…?
トビタカ
トビタカ
はい!PERT図は締め切りを守るための救世主なんです!

PERT図とは?

ノートパソコンの画面を見ながら眉間にしわを寄せているひげを生やした白人男性

『PERT図』とは、Program Evaluation and Review Techniqueの略で、『仕事のゴールを達成するために必要な作業を書き出した図』を意味しています。

さっそく、具体例を見てみましょう。

こちらがPERT図の基本形である『アローダイヤグラム』です。

アローダイヤグラム

 

少し複雑そうに見えるこの『アローダイヤグラム』ですが、実はルールが1つしかないシンプルな図になっています。

ルール

状態(〇)を順番に並べて矢印(→)で結び、作業の内容とかかる時間を記入する

 

先程の例であれば、『⓪から①の状態になるためには、5日間かかる作業Aが必要である』といったイメージですね。

このような情報をつなぎ合わせて作った計画がPERT図になるのです。

とび助
とび助
意外とルールはシンプルなんですね~
トビタカ
トビタカ
そうなんです!では、実際のPERT図を見てみましょう!

 

次の図はオムライスの作り方をPERT図にしたものです。

オムライスのPERT

まずはこのPERT図を見て、どのようなオムライスができあがるか想像してみてください。

とび助
とび助
鶏肉とごはんを炒めたチキンライスにオムレツを乗せて、ケチャップをかけたオムライスですかね…?
トビタカ
トビタカ
ピンポーン!正解です!

 

PERT図はゴールを達成するまでの状態を並べて作った計画です。

そのため、PERT図を読み進めると『その作業で生み出される成果』を確認することができます。

『青虫』→『サナギ』→『チョウチョ』という流れのように、作業を終えたときの状態をしっかりと認識することができるのです。

そして、最後の『〇』がゴールを達成した状態を表すことになるんですよ。

そのため、PERT図を使って仕事を進めていけば、仕事のゴールを見失うことがなくなり、仕事を正しい方向に進めることができるんです。

とび助
とび助
求められている成果をきちんと出せるようになるんですね~
トビタカ
トビタカ
でも、PERT図の効果はそれだけじゃないんです!




PERT図の最大の効果は『クリティカルパス』

手にした金属線に反射する夕日

もちろん、仕事を正しい方向に進められる以外にも、PERT図には大きなメリットがあります。

それは、遅れてはいけない作業が分かること。

というのもPERT図には作業にかかる時間を記入しているので、『仕事が終わるまでにかかる最短時間』が分かるようになっているんです。

トビタカ
トビタカ
PERT図を分解して詳しく説明していきますね!

 

次の図は、先ほどのオムライスのPERT図を3つのルートに分解したものです。

ルートA:オムレツのルートパートB:チキンライスルートC:ごはん・チキンライス

 

ここで、各ルートにかかる時間に注目してください。

図に書かれた時間を足し合わせていけば、それぞれのルートにかかる最短の時間が分かるようになっています。

なので、オムライスの3つのルートの場合、一番時間がかかるのはルートCということが分かりますよね?

つまり、このPERT図はルートCの作業が少しでも遅れると、オムライスの完成自体が遅れてしまうことを表しているんです。

 

このような、仕事にかかる最短時間を決めるルートのことを『クリティカルパス』と言います。

クリティカルパスの説明はCA Techinologies社の相場氏の説明が分かりやすいでしょう。

クリティカルパスとは、プロジェクトを計算された終了日に完了させるために、遅延させることが許されない一連のタスクのこと

引用:映像情報メディア学会誌‐プロジェクト管理ツール

 

つまり、クリティカルパスの作業を遅らせないように仕事を進めれば、仕事の締め切りを守ることができるんです。

とび助
とび助
なるほど!クリティカルパスの作業を優先して進めればいいんですね?
トビタカ
トビタカ
そうです!そうすれば締め切りを守れる可能性が非常に高くなるんですよ!

「クリティカルパスが重要なのが分かったけど、他の作業ができないよ」と思われたかもしれませんね。

その場合は、クリティカルパスの合計時間より、少し余裕を持たせた計画を作りましょう。

そうすれば、同時並行がうまくいかなくても、締切に間に合わせることができますよ。

PERT図の作り方

報告書を書いているYシャツ姿の男性の手
とび助
とび助
では、そろそろPERT図の作り方を教えてください!
トビタカ
トビタカ
私が実際にやっているPERT図の作り方をご紹介しますね!

 

PERT図の作り方をざっくり言うと、仕事を分解して並べて時間を記入していくイメージです。

具体的には次のような手順ですね。

手順
  1. 工程を分ける
  2. 状態と作業を考えて並べる
  3. 合流地点を考えてつなげる
  4. 時間を見積もって記入する
トビタカ
トビタカ
それでは、この順番で先ほどのオムライスのPERT図を作っていきましょう!
とび助
とび助
御意!

 

作成手順①工程を分ける

まず最初に行うのは『大きく工程を分ける作業』です。

先ほどのオムライスのPERT図をもう一度見てみましょう。

オムライスのPERT

 

このPERT図を見れば、次の4色の工程があることが読み取れるとおもいます。

4つの工程
  • 青:オムレツの作業
  • 緑:チキンライスの作業
  • 橙:米を炊く作業
  • 紫:仕上げの作業

この工程(ルート)が何本あるかを最初に考えていくのです。

 

このルートを考えるためには、仕事で求められているゴール(成果)を明確にしておかなければいけません。

なぜなら、求められているゴールから逆算して、工程を分けていくからです。

 

先程のオムライスのPERT図のゴールを、もう一度思い出してください。

このPERT図のゴールは、『鶏肉とご飯を炒めて作ったチキンライスにオムレツを乗せて、ケチャップをかけたオムライス』でしたよね?

このゴールを表す文章から『ゴールを構成している要素』を抜き出しましょう。

 

するとこのゴールには、次の4つの要素があることを読み取ることができます。

4つの要素
  1. ごはん
  2. チキンライス(鶏肉)
  3. オムレツ
  4. ケチャップ

オムライスはこの4つの要素が組み合わさってできる料理(成果)なので、この4つの要素がルートの本数になるのです。

とび助
とび助
仕事のゴールを明確にしておけば、簡単に分けられるんですね!
トビタカ
トビタカ
そうです!仕事の基本である『ゴールイメージ確認』ができていれば、できるはずですよ!

 

作成手順②状態と作業を考えて並べる

工程を分けることができたら、ゴールから逆算して状態(〇)と作業を考えていきましょう。

オムレツの工程であれば『オムレツをチキンライスに乗せた状態』→『オムレツを焼いた状態』→『オムレツを焼く準備ができた状態』というように、逆算して状態を考えていくのです。

トビタカ
トビタカ
レシピ動画を逆再生するイメージですね!

 

状態を分解することができたら、その状態を達成するために必要な作業を考えていきます。

そうすれば、「オムレツを作るためには卵を焼かないといけないし、その前に卵を溶いておく必要があるな・・・」というように、芋づる式に作業を抽出することができるんです。

 

このような感じで『状態と作業』を抽出したら、順番を確認しながら『状態(〇)』を矢印でつなぎ、作業を記入していきましょう。

そうすれば、次のような独立した4本のルートができあがるはずです。

オムライスの工程
とび助
とび助
『卵を割る』と『混ぜる』が一緒になっていますけど、いいんですか…?
トビタカ
トビタカ
時間がかからない作業はひとまとめにしてOKですよ!

作成手順③合流地点を考えてつなげる

高速道路の合流地点

独立したルートを作り上げたら、次は『工程の合流地点』を考えていきます。

なぜ合流地点を考えるのかというと、PERT図の最後の〇の個数は『生み出す成果の数』と同じになるからです。

なので、今回のように1つの成果(オムライス)を生み出す場合は、全ての工程は1つにつながることになります。

 

合流地点を考えるときのポイントは、『この工程の成果がないと始められない作業』を探すことですね。

オムライスの場合は、ご飯がないとチキンライスを炒められませんし、オムレツをチキンライスに乗せないと仕上げのケチャップをかけられませんよね?

だから、合流地点は次の図の太い矢印のようになるのです。

合流地点

 

しかし、まだPERT図の左側は合流できていません。

このような合流地点が明確でない工程は、最初から同時並行できる作業になるので、スタート地点で合流させればOKです。

トビタカ
トビタカ
これでオムライスのPERT図の形ができあがったのではないでしょうか?
とび助
とび助
自分でも作ることができました~!

 

作成手順④時間を見積もって記入する

PERT図の大枠が完成したら、あとは仕上げです。

作業にかかる時間を見積もって記入していきましょう。

とび助
とび助
でも、やったことのない作業にかかる時間なんて分かりませんよ…
トビタカ
トビタカ
その場合は、次の方法を試してみてください!
作業時間を見積もる方法
  • 似たような業務の経験から見積もる
  • 先輩に作業時間の見積もりを聞いてみる
  • ネットで調べる

 

特に仕事の内容が分からない若手であれば、先輩に時間を見積もってもらう方法が効果的です。

先輩はあなたより仕事が早いはずですので、『先輩の見積時間×1.2』というように、作業にかかる時間を微調整していきましょう。

 

なお、時間には少し余裕を持たせておくことをオススメします。

たとえ作業時間を正確に見積もれたとしても、緊急会議や体調不良などの『予想外の問題』にぶち当たる可能性があるからです。

なので、時間に余裕をもたせたPERT図を作っておけば、多少の遅延が起きても余裕があるので、計画をメンテナンスする手間を減らすことができます。

トビタカ
トビタカ
計画の微修正って本当にめんどくさいので、余裕は持たせた方がいいですよ!
とび助
とび助
分かりました~

 

PERT図ができあがったら、作業の順番や時間に矛盾がないか確認しましょう。

経験が浅いうちは先輩やリーダーに確認してもらうのも効果的です。

特に『クリティカルパス』は最重要の作業になるので、しっかりと確認しておきましょう。

トビタカ
トビタカ
これでPERT図は完成です!お疲れさまでした!
とび助
とび助
作っただけで満足してしまいそうです!

嘘です…

 

なお、PERT図が完成した後は、進捗管理のためにガントチャートを作っておくことをオススメします!

本サイトではガントチャートのエクセルテンプレートもご紹介していますので、あわせて活用してみてください。

 

まとめ

仕事の締め切りに間に合わないことで悩んでいるのであれば、今回ご紹介したPERT図をぜひ作ってみてください。

クリティカルパスが分かるようになれば、仕事の優先順位も決まってくるので、効率的に進めることができるようになりますよ。

トビタカ
トビタカ
見違えるほど仕事の締め切りを守れるようになりますよ!
とび助
とび助
これからも活用していきま~す
まとめ
  • PERT図とは『仕事のゴールを達成するために必要な作業を書き出した図』
  • PERT図のルールは『状態(〇)を並べて矢印で結び、作業内容と作業にかかる時間を記入する』だけ
  • PERT図を使えばクリティカルパスが分かる
  • PERT図の作成手順
    ①工程を分ける
    ②状態と作業を考えて並べる
    ③工程の合流地点を考えてつなげる
    ④時間を見積って記入する

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