【高機能！】『振り返りもできるエクセルガントチャート』のテンプレートと使い方

 

進捗管理に使う『ガントチャート』って、たくさんのソフトやテンプレートがあって迷ってしまいますよね。

機能が豊富でデザインがおしゃれなのでとても魅力的なのですが、仕事で効率的に成果を出したいなら、今回ご紹介するエクセルのガントチャートがオススメです。

このガントチャートは進捗管理だけでなく振り返りも短時間でできるようになっているので、このテンプレートを使えば『自分に適したガントチャート』が分かるようになりますよ。

[s_ad]

ガントチャートとは？

もうご存じかもしれませんが、念のため『ガントチャート』の基本形をサラッとご紹介していきます。（もう知っている場合はこちら）

ガントチャートとは、アメリカ人のヘンリー・ガントによって考案された管理ツールのことです。

ガントチャートには、縦軸に作業の情報、横軸に時間軸をとった日程表のような形をしているという特徴があります。

例として『フォトアルバムを作る仕事』のガントチャートを見てみましょう。

 

例からも分かるように、ガントチャートの縦軸には『フォトアルバムが完成するまでに必要な作業』が羅列されています。

そして、その全ての作業に『作業開始日』と『作業終了日』を設定することで、該当した日程の欄に色がつくという仕組みになっているのです。

そのため、ガントチャートを定期的にチェックすれば、作業が日程通りに進んでいるかを確認することができます。

 

もちろん、こちらの基本的なガントチャートでも進捗管理はできるのですが、進捗管理にしか使えないという惜しいポイントがあります。

「進捗管理ができれば別にいいでしょ！」と思われたかもしれませんが、せっかく時間を使ってやるなら『仕事により役に立つガントチャート』の方がいいですよね？

ということで、私なりに改良を重ねて追及したガントチャートをご紹介します！

[s_ad]

改良を重ねたエクセルのガントチャート

こちらが、私が改良を重ねたガントチャートです！（こちらからダウンロード）

 

こちらが、先ほどのガントチャートを拡大したものです。このガントチャートには次の13項目が含まれています。

基本的なガントチャートとの大きな違いは『⑥ゴール』と『⑧～⑩の予測値と実績値』でしょう。

この項目を盛り込んだ理由を、次の『電動ドリルを購入する』というガントチャートを例にして、ご説明していきますね。

 

この例の場合、作業自体は『電動ドリルを購入する』という単純な作業です。

しかし、ゴールの欄に『10/10までに電動ドリルが手元にある状態』という情報を記載することで、『10/10までに手に入るドリル』を購入する必要があることが分かります。

つまり、ゴールの欄を設けたガントチャートを見れば、『作業の注意点』と『達成するべきゴール』を確認することができるのです。

そのため、『納期が一週間かかる一番安い電動ドリルを購入する』などの初歩的なミスを防ぐことができるんです。

 

作業が終わった後に、ゴールの欄に『作業の結果』を記入しておけば、ガントチャートを見るだけで作業の結果を思い出すことができます。

上司から作業の結果を聞かれた際に、購入履歴やメールを確認する必要がなくなるので、時間浪費の予防につながるのです。

なので、作業をしたら次のように『開始日・終了日・工数の実績』と『作業の結果』を記入し、進捗を100%に修正しておきましょう。

そうすれば、ゴールの欄の作業結果を見るだけで、『作業が完了していること』と『10/10には電動ドリルを使える状態』であることが分かるようになるんです。

 

さらに、作業の開始日・終了日と工数の実績値を記入したことで、予測からのずれを確認することもできます。

予想値と実績値に乖離がある場合は、自分が見落としていた『時間がかかるポイント』があるということになるので、その原因を分析すれば学びを得ることができるんです。

そして、時間短縮につながる方法や対策を考えることで、次の仕事に生かせる学びを得ることができるようになります。

 

このように、ご紹介したガントチャートは他のガントチャートに比べて、振り返り機能が追加されたガントチャートになっています。

このガントチャートで進捗管理と振り返りを行っていけば、仕事で成果が出るようになるだけでなく、効率的に成長していくことができるようになるんです。

 

ガントチャートの使い方①計画を記入する

ここからは、改良したガントチャートの使い方をご紹介していきます。（こちらからダウンロード）

使い方はとっても簡単で、基本的に見出しの通りの項目を埋めていけばいいんです。

なので、エクセルに次の項目を記入していきましょう。

 

次の洗濯機を買い換える場合のガントチャートを参考にしながら、ご説明していきますね。

ガントチャートの計画を作る際には、最初に『①ガントチャートの開始日』を記入しましょう。

そうすれば、日程欄の最初の日が入力した開始日になるように、自動的に調整されます。

 

開始日を記入したら、『工程』の欄に『②分解した作業』を記入していきましょう。

ここでのポイントは作業をなるべく細かく分解することです。

作業の分解には『WBS』という方法が適していますので、こちらの記事を参考にしてくださいね。

[clink url=”https://tobi-taka.com/making-wbs”]

 

そして、作業を分解したら、『③通し番号』を振って、『④作業のゴール』を記入していきます。

ここで言うゴールは『作業を終えたときの状態』です。

なので、ゴールを記入する際は「〇〇の状態」と記入することがポイントになります。

 

先程の例の『洗濯機の購入』という作業の場合、洗濯機を購入するだけで終わりではありません。

洗濯機を購入して、『配送や取付の手配』も済ませた状態になって、作業が完了したと言えるのです。

なので、洗濯機のガントチャートのように、ゴールの欄には『作業が終わったかどうかを判断できる状態』や『作業が終わった後の状態』を具体的に記入しておきましょう。

 

ゴールを記入したら、『⑤⑥⑦の日付と時間』と『⑧担当者』を記入していきます。

こちらは現実的な計画になるように記入していけば、特に問題はありません。

 

そして最後のポイントとなるのが、『⑨大項目とチェックポイント』の設定です。

大項目とは作業をひとまとめにしたグループのことです。

例のガントチャートではA0の『洗濯機の買い替え』が大項目に該当します。

作業が多くなるとガントチャートが見づらくなってしまうので、大項目を設定しておくのです。

 

大項目を設定するにはB列に文字を記入するだけでOKです。

そうすれば、日程の色が橙色から紺色に変わり、『作業は橙色』で『大項目は紺色』と識別できるようになります。

作業の数が多くなった時に終わらせた作業を非表示にすれば、管理しやすくなるので、大項目を設定しておくことをオススメしますよ。

 

また、忘れてはいけないのがCP（チェックポイント）です。

CPとは欲しかった結果が得られているか確認するポイントのことです。

一連の作業が一区切りするときや、重要な判断をするときにCPを設定することで、きちんと現在の進捗を把握することができるようになります。

 

CPの設定も簡単で、B列のセルに★を記入するだけです。

日程欄が赤くなるので、自分が重要だと思うところにCPを設定し、読みどおりの成果が出ているか確認していきましょう。

ここまで設定できれば、ガントチャー卜として十分な機能を発揮します。

早速、作ったガントチャートの作業に取り掛かっていきましょう。

[s_ad]

ガントチャートの使い方②進捗を管理する

ガントチャートを作成したら、基本的に結果を記入していくだけでOKです。

記入する項目は、開始日と終了日の実績、工数実績、進捗度、そしてゴールです。

 

作業開始日と作業終了日の実績は、作業に着手した日や作業が完了した日付を記入します。

開始日の実績を記入すると▽が、終了日の実績を記入すると▼が日程表に表示されるので、色が塗られた予定と実績の差をきちんと把握することができるようになっています。

工数実績と進捗度は、かかった時間と進み具合を毎日更新していくイメージです。

予定工数より2倍以上の工数がかかると工数の数字が赤く表示されますし、進捗度が100%になれば作業の欄がグレーアウトされるので、作業のステータスをすぐに判別することができます。

このように、予定と実績の差をきちんと確認したうえで原因を分析すれば、時間がかかった原因を把握することができるようになっています。

 

そして、作業が完了したらゴールを更新しましょう。

例のような『洗濯機を購入する』という作業の場合は、『〇〇を購入、10/7に納品予定』というように更新しておきます。

そうすれば、「あの作業の結果ってどうなったんだっけ？」と思い出す必要もなくなるので、振り返りが楽になります。

もちろん、当初のゴールをそのまま残しておきたいのであれば、校閲のタブから『新しいコメント』を選択して、結果を記入してもOKです。

 

まとめ（テンプレート）

どうです？進捗管理の役に立ちそうなシンプルなガントチャートでしょう？

今回ご紹介したガントチャートのテンプレートはこちらからダウンロードできます。

自分に合ったガントチャートを知るためにも、ぜひダウンロードして使ってみてくださいね！

進捗管理が必ずラクになるはずです！