【超便利】振り返り機能付きエクセルガントチャートの作り方とは…？

トビタカ

ガントチャートって仕事の進捗管理にとっても便利ですよね！でも実はガントチャートって、Excelで簡単に作ることができるんです。

しかも、少し工夫するだけで振り返り機能も付けることができます。その振り返り機能付きのExcelガントチャートの作り方とは…？

ガントチャートを使っていると、カスタマイズしたくなることってありますよね？

しかし、市販のガントチャートはプログラムが保護されているため、カスタマイズがやりにくくなっているんです。

（市販されているスケジューラは）高価であり、また内部で使われているスケジューリング・アルゴリズムも不明である

引用：生産管理-Excel/VBAを使った簡易スケジューラの作成

でも、実はガントチャートはExcelで簡単に作ることができます。

しかも、他の人のガントチャートを参考にしてカスタマイズすることで、自分に合ったガントチャートを作ることができるんです。

本記事では、以前ご紹介した『振り返りもできるガントチャート』の作り方をご紹介いたしますので、ぜひ自分好みのガントチャートを作ってみてください。

とび助

コピーしちゃってもいいんですか…？

トビタカ

どうぞ！自由にコピって改良してください！

気になるところへGO！

早速作り始める このまま読み進める 行を追加するマクロを作る

Excelガントチャートの作り方の流れ

まずは、作り方の流れを確認していきましょう。

私の場合、エクセルのマクロと条件付き書式を活用して、次の手順で作っています。

ちょっと手順は多いですが、Excelに慣れている人なら20分程度で作れると思いますよ。

とび助

本当に20分でできますかね…？

トビタカ

う～ん…面倒だったらダウンロードして、カスタマイズしたい場所を読むのもアリですね(笑)

手順①Excelを『マクロ有効ブック』で保存する

まず、最初にExcelを立ち上げて『空白のブック』を開きましょう。

新しいブックが立ち上がったら、画面の左上にある『ファイル』→『名前を付けて保存』をクリックして、保存場所を指定してください。

その際、次の図のようにファイルの種類を『Excel　マクロ有効ブック』に変更して保存しましょう。

そうすれば、拡張子が『xlms』のマクロ有効ブックとして保存されますので、次の『レイアウトの調整』に取り掛かっていきましょう。

トビタカ

行を追加するマクロが不要であれば、通常のExcelブックでもOKです。

手順②ガントチャートのレイアウト調整

続いて、ガントチャートのレイアウトを調整していきます。

調整する内容は列幅・セルの結合・書式の3つです。

最初に、セルの列幅を変更していきましょう。

ガントチャートはセルによって入力する文章の長さが異なります。

なので、次の画像の操作を行って、列の幅を変更していきましょう。

このように操作すると、列の幅を入力する画面が表示されるので、お好みの列の幅を入力してください。

トビタカ

なお、私がオススメする列の幅はこちら！

列の幅を変更したら、『セルの結合』を行っていきましょう。

次の図の色がついている部分をドラッグして選択し、『セルを結合して中央揃え』をクリックしましょう。

トビタカ

ドラッグした後に『Alt』→『h』→『m』→『ｍ』でもOKです

とび助

なんかいい感じのサイズになりましたね～

セルの結合を行ったら、セルの見出しを作成して書式設定をしていきます。

まずは、次の図のように見出しに文字を記入し、セルの色を変更して罫線を引いておきましょう。

トビタカ

見出しの色は好きにカスタマイズしてください！

見出しの入力が終わったら、書式の設定をしていきます。

書式を設定したいセルをクリックしてから、その場所で右クリックするとメニューが出てきますので、『セルの書式設定（F）』をクリックしてください。

この方法を繰り返して、次の画像のセルの書式を次のように変更していきましょう。

このように設定しておけば、式を入力した際に列の幅が勝手に変わることがなくなります。

トビタカ

ここで書式を設定しておけば、修正作業がなくなるのでラクになりますよ！

とび助

めんどうですけど、やっておきま～す

手順③式を入力して日程欄を作る

続いては、セルに式を入力して、ガントチャートの日程欄を作っていきます。

D3のセルにガントチャートの初日の日付を入力してから、次のセルに式を記入していきましょう。

式を記入した後は、式をほかのセルにコピーしていきます。

コピーするセルをクリックすると右下に点が表示されるので、点をクリックしたままコピーするセルの方向にドラッグします。（次の図）

すると、記入した式を簡単にコピーすることができるので、同じ方法で式2・4・5・6をコピーしておきましょう。

トビタカ

これで日程表の部分は完成です！

とび助

結構時間かかってません…？

トビタカ

きっと気のせいですよ！

手順④条件付き書式の設定

続いては、条件付き書式を設定して、ガントチャートの機能を持たせていきます。

ホームタブの①『条件付き書式』の②『ルールの管理』をクリックしてください。

すると、図のようなウィンドウが表示されますので、書式ルールの表示を③『このワークシート』に変更して、④『新規ルール(N)』をクリックしましょう。

そしたら、次の画面が表示されるので、①『数式を使用して、書式設定するセルを決定』を選択してください。

その後、該当するセルに適した式を記入して、『書式』のボタンを押し、フォントの色やセルの背景色を変更していきます。

トビタカ

設定内容を後回しにして、先に作業方法をご紹介しますね

フォントの色などを変えたい場合は『フォント』のタブを、セルの色を変えたい場合は『塗りつぶし』のタグをクリックし、次の図の赤枠の部分から色を選択してください。

色を設定してOKを2回クリックすると次の画面が表示されるので、適用範囲を変更します。

入力した式に対応する適応先を入力してください。

それでは、ご紹介した方法で次の条件式を追加していきましょう。

この書式を設定すれば、最初にお見せしたガントチャートの原型が出来上がっているはずです。

もしうまく行かない場合は、条件付き書式の順番に注意してください。

上に表示されている書式が優先的に適用されるので、条件付き書式の順番を『△▽』ボタンで入れ替えて、先程ご紹介した条件付き書式の順番に直しましょう。

トビタカ

これでガントチャートの設定はOKです。あとは行を追加するマクロを設定すれば完了です。

とび助

あと少しですね！

手順⑤マクロの設定

これまでの作業でガントチャートはできあがりましたが、作業が2つしかない仕事なんて滅多にありませんよね？

なので、『行を追加するマクロ』を設定してしまいましょう。

もちろん、手動で行を追加することもできるのですが、式や書式を設定し直さなければいけなくなるので、すごい手間がかかるんです。

とび助

手間がかかるのはイヤです！

トビタカ

ならマクロで楽しちゃいましょう！

マクロを組むためには、最初に『開発』のタブを表示させる必要があります。

表示されていない方は、次の図のように『ファイル』を押して『オプション』をクリックしましょう。

すると右側の画面が表示されるので、『リボンのユーザー設定』をクリックして、『開発』のチェックボックスにチェックを入れて『OK』を押してください。

これで、次の画面のように『開発』のタブが表示されるようになったはずです。

ダブが表示されるようになった、Excelを開いた状態で『Alt』と『F11』を同時に押してください。

すると、先ほどのマクロ編集画面が表示されますので、sheet1をダブルクリックしましょう。

そしたら、マクロの入力ができるようになりますので、マクロ入力画面に次の文章を入力してください。

一見複雑そうに見えるマクロですが、『上の行の式をコピーして入力欄の情報を消去する』という単純なマクロです。

コピーして貼り付けたら、ファイルを保存しておきましょう。

マクロを組んだら、マクロを実行するボタンを追加していきます。

次の図のように『開発』のタブをクリックして、『挿入』の中から『四角いボタン』を選択しましょう。

ボタンを設置したいところでドラッグすると、『マクロの登録画面』が表示されるので、『行追加』を選択して『OK』をクリックしてください。

すると、灰色のボタンが表示されるはずです。

ボタンが表示されたら、ボタンの上にカーソルを当てて右クリックをしましょう。

表示されるリストの中から『テキストの編集』をクリックしたら、ボタンの名前を入力してください。

なお、右クリックしたときにボタン出る白枠をドラッグすれば、ボタンのサイズを変更することができますよ。

変更が終われば、マクロ実行ボタンの完成です。

計画欄のどこかのセルを選んでいる状態でボタンを押せば、書式がコピーされた行を追加することができます。

とび助

では、ポチっとな

トビタカ

ちょっと待ってください！

マクロを実行すると、前の状態に戻せなくなるので保存してから押してくださいね！

とび助

ちょっと早く言ってくださいよ～

おわりに

ご説明したように、複雑に見えるガントチャートも、Excelの基本的な機能を組み合わせただけです。

今回のガントチャートの使い方はこちらの記事でご紹介していますので、ぜひ活用してみてください。

トビタカ

使いやすいようにカスタマイズしてみてくださいね！

とび助

早速やってみます！

なお、今回ご紹介したガントチャートはこちらからダウンロードできますよ。