計画術

【超便利】振り返り機能付きエクセルガントチャートの作り方とは…?

白い机の上に置かれたカレンダーとPCとノートと観葉植物
トビタカ
トビタカ
ガントチャートって仕事の進捗管理にとっても便利ですよね!でも実はガントチャートって、Excelで簡単に作ることができるんです。

しかも、少し工夫するだけで振り返り機能も付けることができます。その振り返り機能付きのExcelガントチャートの作り方とは…?

 

ガントチャートを使っていると、カスタマイズしたくなることってありますよね?

 

しかし、市販のガントチャートはプログラムが保護されているため、カスタマイズがやりにくくなっているんです。

(市販されているスケジューラは)高価であり、また内部で使われているスケジューリング・アルゴリズムも不明である

引用:生産管理-Excel/VBAを使った簡易スケジューラの作成

 

でも、実はガントチャートはExcelで簡単に作ることができます。

しかも、他の人のガントチャートを参考にしてカスタマイズすることで、自分に合ったガントチャートを作ることができるんです。

本記事では、以前ご紹介した『振り返りもできるガントチャート』の作り方をご紹介いたしますので、ぜひ自分好みのガントチャートを作ってみてください。

とび助
とび助
コピーしちゃってもいいんですか…?
トビタカ
トビタカ
どうぞ!自由にコピって改良してください!

 

 

Excelガントチャートの作り方の流れ

真っ暗な部屋で点灯しているディスプレイ

まずは、作り方の流れを確認していきましょう。

私の場合、エクセルのマクロと条件付き書式を活用して、次の手順で作っています。

ガントチャートの作り方の流れ
  1. Excel を『xlms』形式で保存する
  2. レイアウトを調整する
  3. 式を入力する
  4. 書式と条件付き書式を設定する
  5. マクロを設定する

 

ちょっと手順は多いですが、Excelに慣れている人なら20分程度で作れると思いますよ。

とび助
とび助
本当に20分でできますかね…?
トビタカ
トビタカ
う~ん…面倒だったらダウンロードして、カスタマイズしたい場所を読むのもアリですね(笑)

手順①Excelを『マクロ有効ブック』で保存する

フィルムとSDカード

まず、最初にExcelを立ち上げて『空白のブック』を開きましょう。

新しいブックが立ち上がったら、画面の左上にある『ファイル』→『名前を付けて保存』をクリックして、保存場所を指定してください。

その際、次の図のようにファイルの種類を『Excel マクロ有効ブック』に変更して保存しましょう。

マクロ有効ブックの保存のやり方そうすれば、拡張子が『xlms』のマクロ有効ブックとして保存されますので、次の『レイアウトの調整』に取り掛かっていきましょう。

トビタカ
トビタカ
行を追加するマクロが不要であれば、通常のExcelブックでもOKです。

手順②ガントチャートのレイアウト調整

手書きの資料のレイアウト続いて、ガントチャートのレイアウトを調整していきます。

調整する内容は列幅・セルの結合・書式の3つです。

最初に、セルの列幅を変更していきましょう。

 

ガントチャートはセルによって入力する文章の長さが異なります。

なので、次の画像の操作を行って、列の幅を変更していきましょう。

列の幅の設定

このように操作すると、列の幅を入力する画面が表示されるので、お好みの列の幅を入力してください。

トビタカ
トビタカ
なお、私がオススメする列の幅はこちら!
オススメの列の幅
  • A~C列:3
  • D~I列:10
  • J~N列:5
  • O~P列:3.5
  • Q~R列:5
  • S列~:3

列の幅を変更したら、『セルの結合』を行っていきましょう。

次の図の色がついている部分をドラッグして選択し、『セルを結合して中央揃え』をクリックしましょう。

結合するセル
トビタカ
トビタカ
ドラッグした後に『Alt』→『h』→『m』→『m』でもOKです
とび助
とび助
なんかいい感じのサイズになりましたね~

 

セルの結合を行ったら、セルの見出しを作成して書式設定をしていきます。

まずは、次の図のように見出しに文字を記入し、セルの色を変更して罫線を引いておきましょう。

見出し
トビタカ
トビタカ
見出しの色は好きにカスタマイズしてください!

 

見出しの入力が終わったら、書式の設定をしていきます。

書式を設定したいセルをクリックしてから、その場所で右クリックするとメニューが出てきますので、『セルの書式設定(F)』をクリックしてください。

セルの書式設定の出し方

この方法を繰り返して、次の画像のセルの書式を次のように変更していきましょう。

書式設定個所と設定内容

このように設定しておけば、式を入力した際に列の幅が勝手に変わることがなくなります。

トビタカ
トビタカ
ここで書式を設定しておけば、修正作業がなくなるのでラクになりますよ!
とび助
とび助
めんどうですけど、やっておきま~す

手順③式を入力して日程欄を作る

式

続いては、セルに式を入力して、ガントチャートの日程欄を作っていきます。

D3のセルにガントチャートの初日の日付を入力してから、次のセルに式を記入していきましょう。

入力する式
  1. S6 → =MONTH(D3)
  2. T6 → =IF(MONTH(T7)=MONTH(S7),””,MONTH(T7))
  3. S7 → =D3
  4. T7 → =S7+1
  5. S8 → =WEEKDAY(S7)
  6. S9 → =IF($M9=S$7,”▼”,IF($K9=S$7,”▽”,IF(AND($K9<S$7,$M9>S$7),”ー”,””)))

 

式を記入した後は、式をほかのセルにコピーしていきます。

コピーするセルをクリックすると右下に点が表示されるので、点をクリックしたままコピーするセルの方向にドラッグします。(次の図)

セルのコピーの仕方すると、記入した式を簡単にコピーすることができるので、同じ方法で式2・4・5・6をコピーしておきましょう。

トビタカ
トビタカ
これで日程表の部分は完成です!
とび助
とび助
結構時間かかってません…?
トビタカ
トビタカ
きっと気のせいですよ!

手順④条件付き書式の設定

並べられたアルファベットと数字

続いては、条件付き書式を設定して、ガントチャートの機能を持たせていきます。

ホームタブの①『条件付き書式』の②『ルールの管理』をクリックしてください。

条件付き書式

すると、図のようなウィンドウが表示されますので、書式ルールの表示を③『このワークシート』に変更して、④『新規ルール(N)』をクリックしましょう。

 

そしたら、次の画面が表示されるので、①『数式を使用して、書式設定するセルを決定』を選択してください。

条件式記入欄

その後、該当するセルに適した式を記入して、『書式』のボタンを押し、フォントの色やセルの背景色を変更していきます。

トビタカ
トビタカ
設定内容を後回しにして、先に作業方法をご紹介しますね

 

フォントの色などを変えたい場合は『フォント』のタブを、セルの色を変えたい場合は『塗りつぶし』のタグをクリックし、次の図の赤枠の部分から色を選択してください。

色の設定

 

色を設定してOKを2回クリックすると次の画面が表示されるので、適用範囲を変更します。

適用先

入力した式に対応する適応先を入力してください。

 

それでは、ご紹介した方法で次の条件式を追加していきましょう。

追加する条件付き書式
  1. 式=AND($J9<=S$7,$L9>=S$7,$B9=”★”)
    書式=赤背景
    適用先=$S$9:$X$10
  2. 式=AND($J9<=TODAY(),$L9>=TODAY())
    書式=赤文字
    適用先==$B$9:$F$10
  3. 式=$P9>2*$N9
    書式=赤文字
    適用先=$P$9:$Q$10
  4. 式=S$7=TODAY()
    書式=黄色背景・赤太字
    適用先=$S$7:$X$8
  5. 式=COUNTIF(休日!$E$4:$E$54,S$7)=1
    書式=黄緑背景・茶文字
    適用先=$S$7:$X$10
  6. 式=COUNTIF(休日!$C$4:$C$54,S$7)=1
    書式=黄緑背景・茶文字
    適用先=$S$7:$X$10
  7.  式=AND(WEEKDAY(S$7,3)>=5,NOT(COUNTIF(休日!$J$4:$J$54,S$7)=1))
    書式=黄緑背景・茶文字
    適用先=$S$7:$X$10
  8. 式=AND($L9<TODAY(),NOT($R9=100%),NOT($L9=””))
    書式=黒背景・赤太字
    適用先=$B$9:$F$10
  9. 式=NOT(S$6=””)
    書式=左罫線
    適用先=$S$6:$X$6
  10. 式=AND($J9<=S$7,$L9>=S$7,$R9=100%)
    書式=灰背景
    適用先=$S$9:$X$10
  11. 式=AND($J9<=S$7,$L9>=S$7,NOT($B9=””),NOT($B9=”★”),NOT($R9=100%))
    書式=紺背景
    適用先=$S$9:$X$10
  12. 式=$R9=100%
    書式=灰背景
    適用先=$B$9:$R$9
  13. 式=AND($J9<=S$7,$L9>=S$7,$B9=””,NOT($R9=100%))
    書式=橙背景
    適用先=$S$9:$X$10

この書式を設定すれば、最初にお見せしたガントチャートの原型が出来上がっているはずです。

もしうまく行かない場合は、条件付き書式の順番に注意してください。

上に表示されている書式が優先的に適用されるので、条件付き書式の順番を『△▽』ボタンで入れ替えて、先程ご紹介した条件付き書式の順番に直しましょう。

トビタカ
トビタカ
これでガントチャートの設定はOKです。あとは行を追加するマクロを設定すれば完了です。
とび助
とび助
あと少しですね!

手順⑤マクロの設定

プログラムコードが表示されているノートPC

これまでの作業でガントチャートはできあがりましたが、作業が2つしかない仕事なんて滅多にありませんよね?

なので、『行を追加するマクロ』を設定してしまいましょう。

もちろん、手動で行を追加することもできるのですが、式や書式を設定し直さなければいけなくなるので、すごい手間がかかるんです。

とび助
とび助
手間がかかるのはイヤです!
トビタカ
トビタカ
ならマクロで楽しちゃいましょう!

 

マクロを組むためには、最初に『開発』のタブを表示させる必要があります。

表示されていない方は、次の図のように『ファイル』を押して『オプション』をクリックしましょう。

開発タブ表示設定画面

すると右側の画面が表示されるので、『リボンのユーザー設定』をクリックして、『開発』のチェックボックスにチェックを入れて『OK』を押してください。

これで、次の画面のように『開発』のタブが表示されるようになったはずです。

マクロ入力画面

 

ダブが表示されるようになった、Excelを開いた状態で『Alt』と『F11』を同時に押してください。

すると、先ほどのマクロ編集画面が表示されますので、sheet1をダブルクリックしましょう。

そしたら、マクロの入力ができるようになりますので、マクロ入力画面に次の文章を入力してください。

追加するマクロ

Sub 行追加()
Application.ScreenUpdating = False
Rows(ActiveCell.Row).Select
Selection.Insert shift:=xlDown
ActiveCell.Offset(-1, 1).Select
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, 16)).Select
Selection.Copy
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
ActiveSheet.Paste
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, 16)).Select
Selection.ClearContents
ActiveCell.Offset(-1, 17).Select
Range(Selection, Selection.End(xlToRight)).Select
Selection.Copy
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
ActiveSheet.Paste
ActiveCell.Offset(-1, -3).Select
Selection.Copy
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
ActiveSheet.Paste
ActiveCell.Offset(-1, 2).Select
Selection.Copy
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
ActiveSheet.Paste
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

一見複雑そうに見えるマクロですが、『上の行の式をコピーして入力欄の情報を消去する』という単純なマクロです。

コピーして貼り付けたら、ファイルを保存しておきましょう。

ガントチャートをカスタマイズすると、マクロのオフセット値が変わってしまいますので、修正してください。

 

マクロを組んだら、マクロを実行するボタンを追加していきます。

次の図のように『開発』のタブをクリックして、『挿入』の中から『四角いボタン』を選択しましょう。

マクロボタンの追加ボタンを設置したいところでドラッグすると、『マクロの登録画面』が表示されるので、『行追加』を選択して『OK』をクリックしてください。

すると、灰色のボタンが表示されるはずです。

 

ボタンが表示されたら、ボタンの上にカーソルを当てて右クリックをしましょう。

表示されるリストの中から『テキストの編集』をクリックしたら、ボタンの名前を入力してください。

なお、右クリックしたときにボタン出る白枠をドラッグすれば、ボタンのサイズを変更することができますよ。

変更が終われば、マクロ実行ボタンの完成です。

計画欄のどこかのセルを選んでいる状態でボタンを押せば、書式がコピーされた行を追加することができます。

とび助
とび助
では、ポチっとな
トビタカ
トビタカ
ちょっと待ってください!

マクロを実行すると、前の状態に戻せなくなるので保存してから押してくださいね!

とび助
とび助
ちょっと早く言ってくださいよ~

おわりに

ご説明したように、複雑に見えるガントチャートも、Excelの基本的な機能を組み合わせただけです。

今回のガントチャートの使い方はこちらの記事でご紹介していますので、ぜひ活用してみてください。

トビタカ
トビタカ
使いやすいようにカスタマイズしてみてくださいね!
とび助
とび助
早速やってみます!

なお、今回ご紹介したガントチャートはこちらからダウンロードできますよ。

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